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Contenu clinique | 23 mars 2021

La science derrière une communication efficace et mémorable : les trois étapes du développement d’une présentation

La science derrière une communication efficace et mémorable : les trois étapes du développement d’une présentation

La communication efficace a toujours été un enjeu pour les acteurs du réseau de la santé. La pandémie de COVID-19 en a amplifié l’importance. Comment communiquer clairement notre message et faire en sorte que notre auditoire adopte les changements souhaités et se mette en action? 

Savoir communiquer est une habileté qui s’apprend et qui se développe tout au long de notre parcours professionnel. C’est également un élément-clé de la profession infirmière. La communication est cruciale, tant avec les patients, les collègues, les étudiantes qu’avec le public en général.

Ce texte se veut un complément à l’article de Johanne Martel, inf., M. Sc. et Johanne Déry, inf., Ph. D. paru dans Perspective infirmière.

La communication efficace

Le contexte actuel, marqué par les nombreuses restrictions de contact provoquées par la COVID-19, nous oblige à revoir nos communications, qu’elles soient orales ou écrites. Nos méthodes d’enseignement et de transfert de connaissances doivent également être modifiées. Il faut mettre à profit l’ensemble des technologies qui s’offrent à nous pour joindre notre auditoire, en s’assurant toutefois qu’elles sont utilisées de manière à optimiser les apprentissages et les changements souhaités.

Au sein de notre profession, toute infirmière, qu’elle soit soignante, enseignante, gestionnaire ou chercheure, doit communiquer quotidiennement. La communication doit répondre à un problème (p. ex. : une situation nécessitant un changement), à un besoin (p. ex. : une formation qui porte sur un nouvel appareil sur l’unité de soins) ou à un désir (p. ex. : partager ses connaissances et son expertise lors d’une conférence). Toutes ces situations font appel aux habiletés de communication efficace des infirmières

La communication efficace et la technologie

Depuis la fin des années 90, nous avons en grande majorité adopté le logiciel PowerPointmd à titre d’outil d’accompagnement, que ce soit lors de conférences, de cours en classe, de formations en milieu de travail ou de rencontres d’équipes. Déjà en 2001, Microsoft estimait que plus de 30 millions de présentations PowerPointmd étaient utilisées chaque jour.

La plus grande force des logiciels assistés par ordinateur est leur facilité d’utilisation. Celle-ci repose sur des modèles de configuration préétablis, dans lesquels nous pouvons intégrer de l’information à l’infini. Conséquemment, nous utilisons massivement ces outils de communication en nous éloignant des fondements scientifiques qui soutiennent les principes d’une communication pertinente et efficace, laquelle doit être adaptée au processus d’apprentissage du cerveau humain (Mayer, 2009).

 

« Les formations à une bonne utilisation de PowerPoint se limitent trop généralement à la maîtrise des fonctions de base, et non à la construction d’une présentation en tant que performance scénique. »- Lebelle, Bernard
L'art des présentations PowerPoint, De la réalisation technique à la performance oratoire. Eyrolles, 2011.

 

Créer une expérience stimulante, significative et mémorable

Pour communiquer de manière optimale et réussir à convaincre notre auditoire de se mettre en action, il ne suffit pas d'insérer du contenu dans une présentation PowerPointmd et de la lire devant un public.

Il faut revoir notre façon de communiquer de sorte que nos présentations se transforment en une expérience d’apprentissage stimulante, significative et mémorable. Pour ce faire, nous devons combiner habilement et systématiquement de multiples sciences, principes et concepts (ex. : Mayer, 2010; Horvath, 2014; Allen, 2016). Les sciences de l’apprentissage et de l’instruction, les neurosciences, la pédagogie active, l’apprentissage en ligne, le design graphique ainsi que l’art oratoire font partie de ces concepts.

Les trois étapes du développement d’une présentation

Nous identifions ici les différentes étapes et stratégies essentielles à mettre en œuvre lors de la création d’une présentation et de la connexion avec l’auditoire dans le cadre d’une communication utilisant un logiciel de présentation (ex. : PowerPointmd, Keynotemd, Prezimd, Google slidesmd). Nous le faisons en prenant appui sur les résultats probants et les meilleures pratiques qui découlent de la science, notamment la théorie cognitive d’apprentissage multimédia de Mayer (Mayer, 2009).

 

Si la mémoire est à la base de l’apprentissage, la mémoire de travail, qui traite les informations, a une capacité limitée. Elle ne peut retenir que trois ou quatre éléments à la fois. Une trop grande quantité de texte sur une diapositive peut provoquer une surcharge cognitive et une perte d’informations importantes, ce qui nuirait au processus de traitement et de rétention de l'information. Une bonne stratégie pour éviter cette surcharge est de jumeler la narration avec des mots-clés ou des images.

De plus, grâce à l’imagerie médicale, des chercheurs en neurosciences ont clairement mis en évidence le fait qu’on ne peut lire et écouter en même temps. Voyez l’explication derrière ce phénomène qui soutient l’importance de ne pas mettre trop de texte sur les diapositives.

 

Une communication efficace utilisant un logiciel de présentation s’apparente à un film documentaire, c’est-à-dire une mise en scène de faits, de statistiques, d’événements, de résultats et d’exemples pour faire réfléchir, ressentir et engager son auditoire vers des actions concrètes. Elle se développe en trois étapes intitulées les 3C : la création, la conception et la connexion.

  1. CRÉATION
    Structure
    Remue-méninges
    Pourquoi? / Pour qui?
  2. CONCEPTION

    Maintenir la mémorisation

    • Mise en récit
    • Métaphores/analogies
    • Exemples concrets
    • Images, illustrations


    Faciliter la compréhension

    • Animations/transitions
    • Couleurs
    • Lisibilité
  3. CONNEXION
    Pratique
    Voix
    Gestuelle

 

La création 

La période de création lors de la préparation d'une présentation est importante, mais elle est malheureusement souvent négligée. Les présentations sont souvent abordées comme de simples documents plutôt qu’en tant que réel soutien visuel aux propos du présentateur.

Créer de façon analogue, c’est-à-dire avec papier et crayon, tout en assurant un temps d’incubation à vos idées, permet au cerveau d’alterner entre le mode concentré et le mode diffus. Cette façon de procéder est propice à la créativité (Oakley, 20191; Reynolds, 20202).

Le processus de création

Les meilleures idées surviennent souvent en mode diffus, soit lorsque le cerveau est libéré de toute pensée. Cette inspiration peut se produire, par exemple, lorsqu’une personne prend une marche.

Au début de cette étape, il est primordial de se poser les questions suivantes :

  • Pourquoi est-ce que je veux faire cette présentation? (Et se répéter plusieurs fois « pourquoi? »)
  • Pour qui est-ce que je veux la faire?
  • Comment cette présentation peut-elle être utile à l’auditoire que j’ai ciblé?

Ces questions sont nécessaires afin d’orienter le développement des idées et, par la suite, de les structurer efficacement. Une fois le processus créatif bien entamé et vos idées bien en place, l’étape suivante est celle de la conception.

La conception

Dans toute communication, il faut considérer autant le contenu que le contenant. C'est la raison pour laquelle des choix judicieux doivent être faits sur le plan de la conception graphique. Le design d’une présentation, c’est bien plus qu’un élément esthétique! Il faut exploiter les meilleures pratiques pour clarifier et mettre en valeur le contenu. Ainsi, vous vous assurerez d’une meilleure compréhension de la part de votre auditoire et lui procurerez une expérience mémorable (Carter, 20133).

L’auditoire doit être à la fois capable de lire, de comprendre et de ressentir l’importance ainsi que l’utilité de vos propos. Chacun des choix relatifs aux images, aux couleurs ou à la typographie doit donc être réfléchi en conséquence. Rien ne doit être laissé au hasard. Il faut capter l’attention dès le début de la présentation et maintenir cet intérêt de même que la motivation des auditeurs tout au long de la présentation. Pour ce faire, on doit utiliser des types de diapositives variés et y intégrer des stratégies interactives qui stimulent la participation de l’auditoire.

 

« La mémoire compte, parce qu’elle influence l’action. »
- Simon, 2016

 

Maximiser la mémorisation est une composante essentielle. Il faut faire en sorte d’utiliser des images, des métaphores, des exemples concrets et des mises en récit pour faciliter la compréhension, la rétention et la récupération des informations dans le futur.

La conception de l’introduction et de la conclusion

L’introduction et la conclusion sont deux moments importants. Une introduction qui pique la curiosité permet de capter l’attention. Cela peut se faire notamment en posant une question, en divulguant une statistique choc ou encore en racontant une histoire vécue.

Le fait de conclure votre présentation avec un résumé succinct et de la terminer de manière inspirante et mémorable permettra aux participants de bien comprendre vos attentes et de définir des repères pour le futur. Une telle stratégie les aidera à activer le changement proposé.

La conception est une étape déterminante dans le développement de la présentation. Elle doit permettre de capter l’attention, de faciliter la compréhension et de maximiser la mémorisation.

L'étape finale est la connexion avec l'auditoire.

La connexion 

Faire une présentation orale devant un public peut se révéler anxiogène pour certains individus. Ainsi, l’art oratoire nous apprend comment gérer notre stress, établir une véritable connexion avec notre auditoire et nous exprimer avec assurance.

Avant tout, pour se sentir à l’aise et projeter confiance en soi, la préparation et la pratique demeurent les meilleurs alliés. Plusieurs techniques peuvent aider à la préparation.

Établir une connexion avec son public

  • La pratique à voix haute répétée plusieurs fois avant la présentation est essentielle.
  • Appropriez-vous un « langage corporel » permettant la transmission d’un message clair, crédible et inspirant.
  • Rappelez-vous que faire une présentation n’est pas un talent naturel, mais plutôt une habileté à développer.
  • Montrez votre enthousiasme et votre passion pour le sujet; votre auditoire en bénéficiera assurément.

À titre d'exemple, cette vidéo du TEDx Talks de la Dre Wendy LeBorgne datant de mai 2018 évoque des concepts de physiologie et de perception de la voix humaine en tant qu'aspect principal de la communication. En effet, différents éléments liés à la voix d'un présentateur peuvent avoir un impact sur la manière dont les gens réagiront et répondront à sa présentation.

 


La combinaison des connaissances au profit de la communication efficace

Dans un contexte où la communication est fondamentale pour initier des changements, il est important de revoir nos façons de faire en matière de présentations. Les résultats probants issus de la science méritent d’être mis à profit dans le développement de nos communications futures. Celles-ci se doivent d’être efficaces, pertinentes et mémorables pour mener à des gestes concrets.

En ce sens, la combinaison des connaissances provenant des sciences de l’apprentissage et de l’instruction, des neurosciences et de la pédagogie active, de même que les meilleures pratiques en design graphique, en apprentissage en ligne et en art oratoire, s’avèrent une voie prometteuse.

La mémoire a une capacité limitée et il n’est pas possible de lire et d’écouter en même temps. Il faut donc utiliser les logiciels de présentations assistés par ordinateur en prêtant une attention particulière à ces principes scientifiques. Ils permettent aux participants de traiter et d’encoder dans la mémoire à long terme les précieuses informations que l’on souhaite transmettre.

L’urgence de revoir nos façons de faire nos présentations

Aujourd’hui, plus que jamais, nous devons revoir nos façons de créer nos présentations afin d’en maximiser l’impact et d’assurer une meilleure rétention des nouvelles connaissances, ainsi que leur intégration dans nos réalités professionnelles respectives.

La population mérite des soins infirmiers de grande qualité qui répondent adéquatement à des besoins complexes et grandissants. De ce fait, les communications produites par les infirmières soignantes, enseignantes, gestionnaires et chercheures doivent favoriser le partage et l’intégration de nouvelles connaissances. L’expérience de la présentation doit être bénéfique tant pour les présentateurs que pour les participants. Soyons audacieux et créatifs; renouvelons nos futures communications!

Les auteures

Johanne Martel, inf., M. Sc.
Elle a acquis une expertise dans l’élaboration, la production et la communication de présentations efficaces, interactives et mémorables. Elle fait part de ses connaissances et de son enthousiasme dans des conférences, des ateliers et des formations personnalisées.

Johanne Déry, inf. Ph. D.
Elle est professeure adjointe à la Faculté des sciences infirmières de l’Université de Montréal. Impliquée en gestion des services infirmiers, elle collabore avec les infirmières et infirmiers, les décideurs ainsi que les gestionnaires nationaux et internationaux dans divers projets visant à optimiser la pratique professionnelle par la mobilisation des équipes.

Pour en savoir plus

 

1 Oakley, B. (2019). « On ne naît pas brillant, on le devient » [trad. N. Dupin). FIRST Éditions.
2 Reynolds, G. (2020). «Presentation ZEN: Simple idea on presentation design and delivery»(3rd ed.). New Riders–Pearson Education.
3 Carter, M. (2013). «Designing science presentations, A visual guide to figures, papers, slides, posters and more».Elsevier.


Références

Allen, Michael. (2016). Guide to e-Learning (second edition). Wiley.

Horvath, J.C. (2014). The Neuroscience of PowerPointTM. Mind, Brain, and Education, 8(3), 137-143. DOI:10.1111/mbe.12052

Mayer Richard E. (2010). Applying the science of learning to medical education. Medical Education, 44(6), 543-549. DOI:10.1111/j.1365-2923.2010.03624.x 

Mayer, R.E. (2009). Multimedia Learning. (2nd edition). Cambridge University Press.

Simon, Carmen. (2016). Impossible to ignore. Creating Memorable Content to Influence Decisions. McGraw Hill Education.

Pour aller plus loin