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Adjointe exécutive, Adjoint exécutif

Description of the position

Rôle  
 
Relevant de la directrice générale, l’adjointe exécutive est appelée à assurer le bon fonctionnement de la Direction générale. Elle assiste et soutient la directrice générale dans l’exercice de ses fonctions, en effectuant un travail de coordination et de suivi des dossiers.  
 
Responsabilités  
 
- Coordonner et planifier les rencontres à l'agenda de la directrice générale.  
- Agir à titre de personne ressource en assurant un lien étroit avec les autres directions.  
- Planifier les budgets annuels et prévisions triennales et en assurer le suivi.  
- Produire les comptes de dépenses de la directrice générale.  
- Traiter les factures de la direction.  
- Organiser les comités de direction : planification annuelle, collecte des sujets, préparation des ordres du jour, réunir la documentation, prendre les notes, rédiger les comptes-rendus et faire les suivis.  
- Organiser les activités de consolidation de l’équipe de direction.  
- Organiser les déplacements.  
- Compléter les feuilles de temps pour le traitement de la paie.  
- Rédiger, mettre en page et mettre à jour des documents et produire des présentations.  
- Créer des tableaux de bord et en faire le suivi.  
- Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités.  
- Veiller à réunir les documents de réunion.  
- Effectuer un travail de coordination et de suivi des demandes diverses adressées à la direction.  
- Faire des recherches et fournir des informations.  
- Recevoir et diriger les demandes de renseignements vers les directions concernées.  
- Organiser et tenir à jour le système de classement de dossiers physiques et électroniques.  
- Tenir à jour et effectuer le suivi de la correspondance de la directrice générale.  
- Tenir à jour et effectuer le suivi des questions touchant l’accès à l’information.  
- Tenir à jour et effectuer le suivi des rapports d’investigation du coroner.  
- S’assurer du respect de la confidentialité des dossiers.  
- S’assurer du respect des délais du rigueur.  
- Participer à des projets spéciaux sur demande.  
- Effectuer toutes autres tâches connexes.  
 
Une grande partie du travail consiste à épauler la directrice générale dans ses activités de gestionnaire de l'OIIQ auprès des intervenants du système professionnel ainsi que des autres parties prenantes. L'adjointe exécutive s'assure de créer et de maintenir d'excellentes relations avec tous afin de faciliter les rapports professionnels. 

Requirements

Exigences minimales  
 
- DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi.  
- Minimum de 7 ans d’expérience acquis idéalement auprès d’un membre de la haute direction.  
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé.  
- Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit.  
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel) et connaissance de Office 365.  
 
Compétences et caractéristiques requises  
 
- Niveau d’autonomie supérieur et un sens de l’organisation développé.  
- Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier.  
- Souci élevé de la qualité, tact et diplomatie.  
- Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité.  
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu tout en produisant un travail de qualité.  
- Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction. 
The use of the masculine gender in this text, as is customary, is intended merely to simplify its style and includes both women and men. We subscribe to an equal access program. Everyone is encouraged to apply. The acceptance of a job posting does not in any way constitute acknowledgment of the advertiser’s products and services, and does not reflect any endorsement by the OIIQ of such products and services or of the advertiser.