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Secrétaire

Description of the position

Rôle :  
 
À la Direction, Bureau du syndic, vous aurez à assister et soutenir les professionnels dans leurs fonctions. Vous devrez répondre aux besoins du personnel du bureau par l’utilisation de techniques de bureautique dédiées notamment à la communication, à la production, à la gestion de documents et à la logistique de rencontres et d’événements, en adaptant au besoin les façons de faire établies pour qu’elles répondent le mieux possible à l’évolution des objectifs communiqués, tout en validant l’efficacité de leur application avec les intéressés. De façon plus spécifique, vous serez associé aux syndic(que)s adjoint(e)s et aux enquêteuses en matière d’exercice illégal et d’usurpation de titre, vous aurez à effectuer la saisie de données et le traitement de documents sur ordinateur, dépouiller le courrier, répondre au téléphone, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement.  
 
Responsabilités :  
 
- Effectuer le suivi des appels téléphoniques (prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et messages);  
- Assurer la gestion du courrier : dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à certaines demandes;  
- Mettre à jour et assurer le suivi des agendas, s’il y a lieu;  
- Participer à la préparation et à la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d’indications ou d’idées maîtresses et faire la mise en page de tout document requis (correspondance, documentation, présentations, formulaires, rapports d’enquête, plaintes disciplinaires ou autres) et en assurer la révision (orthographe et syntaxe);  
- Assurer le suivi de la correspondance et des dossiers, tout en respectant les échéances;  
- Préparer les documents, notamment ceux destinés aux procureurs, au Conseil de discipline, au Comité de révision et au comité des requêtes;  
- Organiser des activités relatives à la participation à des rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles, d’équipements pertinents et autres);  
- Participer à l’élaboration et tenir à jour les procédures en lien avec les activités et les outils de travail de la Direction, Bureau du syndic;  
- Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique;  
- Accomplir toute autre activité connexe. 

Requirements

Exigences minimales :  
 
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi;  
- Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;  
- Expérience en services juridiques constitue un atout;  
- Aisance rédactionnelle au niveau de la grammaire et de l’orthographe ;  
- Maîtrise de la suite MS Office : Word et Outlook : niveau avancé, Excel : niveau débutant;  
- Bilinguisme essentiel (français et anglais).  
 
Compétences et caractéristiques recherchées :  
 
- Autonomie, rigueur et souci de la qualité et du détail;  
- Aptitude à travailler avec plusieurs personnes;  
- Être doué pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;  
- Sens des priorités, jugement et respect des échéanciers;  
- Orientation vers la clientèle. 
The use of the masculine gender in this text, as is customary, is intended merely to simplify its style and includes both women and men. We subscribe to an equal access program. Everyone is encouraged to apply. The acceptance of a job posting does not in any way constitute acknowledgment of the advertiser’s products and services, and does not reflect any endorsement by the OIIQ of such products and services or of the advertiser.