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Adjointe, adjoint

Description du poste

L’OIIQ cherche à recruter une adjointe ou un adjoint  
(Direction, Admissions et registrariat)  
No d’affichage : 21-S-2  
Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein  
 
 
Pour déposer votre candidature  
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 30 avril 2021.  
 
 
Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec  
 
Faire carrière à l’Ordre, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où vous attendent des défis motivants, dans une ambiance collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.  
 
Les avantages de travailler à l’Ordre :  
- de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle  
- de la collaboration et du partage  
- des avantages sociaux qui se démarquent  
- des défis de taille  
- du développement professionnel  
- de la responsabilisation  
 
 
Des défis motivants :  
 
Sous la supervision de la directrice de l’équipe Admissions et registrariat, vous aurez à soutenir administrativement les activités, notamment celles des conseillers, par l’utilisation des notions de bureautique dédiées. Vous devez réaliser l’ensemble des activités liées au secrétariat et aux processus administratifs et légaux de la direction, en appliquant des techniques propres à ces activités.  
 
. Vous collaborez au traitement des communications pertinentes aux conseillers (téléphone, courrier électronique, courrier interne et externe). Vous organisez l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes et externes des conseillers, y compris de certains comités (convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salles et d’équipements pertinents, comptes rendus et autres selon les besoins).  
. Vous préparez les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses et vous faites le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses.  
. Vous préparez et rédigez, à partir de brouillons ou de textes, toute correspondance, documentation et présentation et veillez à la mise en page. Vous effectuez la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe et syntaxe). Vous assurez également la mise en page des rapports, y compris les textes, tableaux et graphiques.  
. Vous collaborez avec l’adjointe de direction pour la préparation de certaines demandes, notamment d’attestation ou de vérification du droit d’exercice.  
. Vous procédez à la classification des dossiers et de la documentation, tant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction, et en assurez la mise à jour.  
. Vous participez à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et outils de travail en lien avec les activités de la direction. 

Exigences

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochaine adjointe ou notre prochain adjoint?  
 
- Diplôme d’études collégiales en techniques bureautiques ou dans un domaine connexe. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;  
- Expérience pertinente d’au moins de trois ans liée à l’emploi. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;  
- Bilinguisme français et anglais, un atout;  
- Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;  
- Excellentes habiletés informatiques et bureautiques dans un environnement Windows;  
- Maîtrise de la suite Office : Word et Excel avancés, PowerPoint intermédiaire;  
- Autonomie;  
- Sens des priorités;  
- Orientation vers la clientèle;  
- Souci de la qualité;  
- Aptitude pour la communication interpersonnelle;  
- Orientation vers le travail d’équipe.  
 
L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées. 
L'utilisation unique du féminin ou du masculin dans le texte ne vise qu'à son allègement stylistique et désigne tout autant les personnes du sexe opposé. Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité. Tous sont encouragés à présenter leur candidature. L'acceptation d'un affichage de poste ne constitue en rien une reconnaissance des produits et services de l'annonceur et ne correspond pas à un endossement par l'OIIQ de ceux-ci ni de l'annonceur.