Les déléguées et délégués logeront à l’hôtel DoubleTree par Hilton Montréal situé au 1255, rue Jeanne-Mance à Montréal.

L’Ordre rembourse deux nuitées (jumelage obligatoire), le dimanche 20 novembre et le lundi 21 novembre, ou verse 50 $ par nuit à la personne déléguée qui loge chez un parent ou un ami, à la condition qu’elle ait eu à parcourir une distance à l’aller de plus de 80 kilomètres pour se rendre au Palais des congrès de Montréal.

En raison seulement d’un problème d’horaire pour le transport, l’Ordre paiera une nuitée supplémentaire aux personnes déléguées des régions suivantes : Bas-Saint-Laurent/Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, Abitibi-Témiscamingue, Côte-Nord et Saguenay–Lac-Saint-Jean/Nord-du-Québec.

Les personnes déléguées sont responsables des autres frais tels que le service aux chambres, le minibar, les appels téléphoniques et les pourboires.

L’Ordre rembourse aussi une nuitée (jumelage obligatoire), la veille de l’AGA, le dimanche 20 novembre, aux personnes déléguées résidant à moins de 80 kilomètres du Palais des congrès de Montréal, mais qui doivent traverser un pont pour s’y rendre.

Aucun remboursement ne sera accordé en l’absence de la pièce justificative qui prouve la dépense.

La personne déléguée qui désire occuper une chambre seule devra assumer la moitié de ses frais d’hébergement, soit une nuitée sur deux. Le coût d’une nuitée est de 189 $ plus taxes. L’hôtel portera le montant de ces frais directement à la carte de crédit de la personne déléguée.

Les réservations de chambres et les jumelages sont effectués par votre ordre régional. Pour éviter qu’un hébergement soit facturé inutilement, il est très important de communiquer sans tarder tout changement à l’ordre régional. Dans le cas des annulations tardives, l’hôtel devra en être avisé au plus tard 72 heures avant le jour prévu d’arrivée.

Les chambres seront disponibles à compter de 16 h. En cas d’arrivée tardive, la réservation est garantie jusqu’à minuit. À l’enregistrement, l’hôtel exige une carte de crédit par chambre, par personne, en guise d’acompte.

Les chambres doivent être libérées le mardi 22 novembre au matin. Les personnes déléguées pourront déposer leurs bagages dans un salon de l’hôtel prévu à cet effet, dès 7 h.

Une indemnité de 0,50 $ le kilomètre est versée aux personnes déléguées qui ont une distance de plus de 80 kilomètres à parcourir, à l’aller, pour se rendre au Palais des congrès de Montréal ou aux points d’embarquement des autocars nolisés, des aéroports, des gares ferroviaires et des autocars. Cette indemnité sera versée après les 80 premiers kilomètres.

Une indemnité supplémentaire de 0,06 $ par kilomètre sera versée dans le cas d’un covoiturage avec une autre personne déléguée. Le nom des personnes déléguées et leur numéro de permis doivent être indiqués sur le formulaire « Demande de remboursement de dépenses - administrateurs, membres de comités et autres ». Une seule réclamation par véhicule sera acceptée.

La personne déléguée qui réclame un remboursement pour le kilométrage doit joindre un relevé du kilométrage établi par un outil électronique (ex. : Google Maps) au formulaire « Demande de remboursement de dépenses - administrateurs, membres de comités et autres ». Elle doit également fournir une preuve d’utilisation du véhicule personnel (ex. : reçu de stationnement ou facture d’essence), mais les coûts liés à ces dépenses ne sont pas remboursés.

Les personnes déléguées des régions de l’Abitibi-Témiscamingue et de la Côte-Nord peuvent réserver leurs billets d’avion par l’intermédiaire d’une agence de voyages, laquelle devra établir une facture au nom de l’OIIQ et l’expédier au Service, Organisation des événements en indiquant le nom du client.

L’Ordre remboursera :

• Le coût d’un billet d’avion en classe économique;
• Les frais de correspondance entre l’aéroport et l’hôtel en autobus (747 Express : disponible en tout temps). Dans l'éventualité qu'une ou que plusieurs personnes déléguées utilisent un taxi, le montant de la course sera remboursé jusqu’à concurrence de 10 $ par passager. Le nom des passagers et leur numéro de permis doivent être indiqués sur le formulaire « Demande de remboursement de dépenses - administrateurs, membres de comités et autres » de la personne déléguée qui en réclame le remboursement;
• Une indemnité pour le kilométrage (destination aéroport); vous référer à la section Politique générale – kilométrage;
• Les frais pour le premier bagage.

OU

• Le coût d'un billet d’autocar ou de train en classe économique (reçu exigé);
• Une indemnité pour le kilométrage (destination gares ferroviaires ou d’autocars); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;

OU

• Une indemnité pour le kilométrage (destination Palais de congrès de Montréal); vous référer à la section Politique générale - kilométrage.

Aux personnes déléguées de la région Bas-Saint-Laurent/Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine qui résident à PLUS de 400 kilomètres du Palais des congrès de Montréal, l'Ordre remboursera :

• Le coût d’un billet d’avion en classe économique;
• Les frais de correspondance entre l’aéroport et l’hôtel en autobus (747 Express : disponible en tout temps). Dans l'éventualité qu'une ou que plusieurs personnes déléguées utilisent un taxi, le montant de la course sera remboursé jusqu’à concurrence de 10 $ par passager. Le nom des passagers et leur numéro de permis doivent être indiqués sur le formulaire « Demande de remboursement de dépenses - administrateurs, membres de comités et autres » de la personne déléguée qui en réclame le remboursement;
• Une indemnité pour le kilométrage (destination aéroport); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;
• Les frais pour le premier bagage.

OU

• Le coût d'un billet d’autocar ou de train en classe économique (reçu exigé);
• Une indemnité pour le kilométrage (destination gares ferroviaires ou d’autocars); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;

OU

• Une indemnité pour le kilométrage (destination Palais des congrès de Montréal); vous référer à la section Politique générale - kilométrage.

Aux personnes déléguées de la région Bas-Saint-Laurent/Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine qui résident à MOINS de 400 kilomètres du Palais des congrès de Montréal, l'Ordre remboursera :

• Le coût d'un billet d’autocar ou de train en classe économique (reçu exigé);
• Une indemnité pour le kilométrage (destination gares ferroviaires ou d’autocars); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;

OU

• Une indemnité pour le kilométrage (destination Palais des congrès de Montréal); vous référer à la section Politique générale – kilométrage;

Consultez les horaires du service d’autocar nolisé disponible pour les personnes déléguées des régions suivantes :

• Estrie
• Chaudière-Appalaches
• Mauricie/Centre-du-Québec
• Québec
• Saguenay–Lac-Saint-Jean/Nord-du-Québec

Elles doivent réserver leur place à l’aller et au retour auprès de leur ordre régional.

Afin de ne pas retarder le départ des autocars et par respect pour le groupe, les personnes doivent repartir avec le même groupe ou, sinon, aviser la responsable du transport de leur région de tout changement.

Une indemnité pour le kilométrage sera versée (destination point d'embarquement); vous référer à la section Politique générale - kilométrage.

Les personnes qui utiliseront un autre moyen de transport devront prendre en charge les frais qui y sont associés.

Aux délégués de la région Saguenay–Lac-Saint-Jean/Nord-du-Québec qui résident à PLUS de 400 kilomètres du Palais des congrès de Montréal ET à PLUS de 80 kilomètres d'un point d'embarquement, l'Ordre remboursera :

• Une indemnité pour le kilométrage (destination Palais de congrès de Montréal); vous référer à la section Politique générale – kilométrage;

OU

• Le coût d’un billet d’avion en classe économique, et
  • Les frais de correspondance entre l’aéroport et l’hôtel en autobus (747 Express : disponible en tout temps). Dans l'éventualité qu'une ou que plusieurs personnes déléguées utilisent un taxi, le montant de la course sera remboursé jusqu’à concurrence de 10 $ par passager. Les noms des passagers et leur numéro de permis doivent être indiqués sur le formulaire « Demande de remboursement de dépenses - administrateurs, membres de comités et autres » de la personne déléguée qui en réclame le remboursement;
  • Une indemnité pour le kilométrage (destination aéroport); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;
  • Les frais pour le premier bagage.

Aux personnes déléguées de ces régions qui ont une distance à parcourir de plus de 80 kilomètres, à l'aller, pour se rendre au Palais des congrès de Montréal, l'Ordre remboursera :

• Le coût du billet d’autocar ou de train en classe économique (reçu exigé); et
  • Une indemnité pour le kilométrage (destination gares ferroviaires ou d’autocars); vous référer à la section Politique générale - kilométrage;

OU

• Une indemnité pour le kilométrage (destination Palais des congrès de Montréal); vous référer à la section Politique générale - kilométrage.