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Secrétaire juridique

Description du poste

Rôle  
 
À la Direction, Affaires juridiques, vous aurez à offrir des services de soutien administratif en particulier au greffe du conseil de discipline et aux avocats par l’utilisation de techniques de bureautique dédiées entre autres à la communication, la production et la gestion de documents et à la logistique de rencontres. De façon plus spécifique, vous supporterez le greffe du conseil de discipline et les avocats dans l’atteinte des buts et objectifs opérationnels par votre participation au cheminement de dossiers disciplinaire, à la gestion de comités et à la réalisation des documents juridiques. Vous devrez effectuer la planification de rencontres de comités et leur suivi, rédiger la correspondance et assurer le traitement de documents sur support informatique, dépouiller le courrier, répondre au téléphone et tenir à jour le classement.  
 
Responsabilités  
 
Pour la directrice adjointe aux instances :  
 
- Fournir un soutien administratif afin d’assurer le bon fonctionnement du greffe du conseil de discipline;  
- Fournir un soutien administratif lié à la préparation de rencontres de comités, tel que la gestion de réunions sur le portail dédié, la communication avec les membres des comités, la rédaction de lettres, la révision de documents, la mise en page, la numérisation, les photocopies et télécopies;  
- Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservations de salles et d’équipements pertinents);  
- Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique;  
- Effectuer la gestion des appels téléphoniques dont prendre les messages, communiquer les informations et acheminer les appels et/ou les messages;  
- Assurer la gestion du courrier et du courrier électronique;  
- Préparer les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses, de même que les demandes de jetons de présence et de remboursement de dépenses;  
- Assurer le remplacement lors des congés ou absences des secrétaires de la direction;  
- Accomplir toute autre tâche jugée nécessaire aux fins de l’atteinte des buts et objectifs opérationnels.  
 
Pour les avocats :  
 
- Assurer la réception et le suivi des appels téléphoniques;  
- Fournir un soutien administratif, en fonction des besoins;  
- Assurer le remplacement de la parajuriste, pour le niveau administratif, lors des congés ou absences de celle-ci. 

Exigences

Exigences minimales :  
 
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat et un ASP en secrétariat juridique OU une attestation d’études collégiales (AEC) en Techniques juridiques;  
- Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente à l’emploi;  
- Expérience pertinente d’au moins de ans (5) ans en secrétariat juridique. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;  
- Connaissance de la terminologie juridique;  
- Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite;  
- Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;  
- Excellente habileté rédactionnelle et connaissance de l’orthographe, de la grammaire;  
- Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint dans un environnement Windows.  
 
Compétences et caractéristiques recherchées :  
 
- Autonomie;  
- Sens des priorités;  
- Orientation service à la clientèle;  
- Souci de la qualité et du détail;  
- Excellente communication interpersonnelle;  
- Travail d’équipe.  
 
Avantages :  
 
En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien. 
L'utilisation unique du féminin ou du masculin dans le texte ne vise qu'à son allègement stylistique et désigne tout autant les personnes du sexe opposé. Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité. Tous sont encouragés à présenter leur candidature. L'acceptation d'un affichage de poste ne constitue en rien une reconnaissance des produits et services de l'annonceur et ne correspond pas à un endossement par l'OIIQ de ceux-ci ni de l'annonceur.