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Technicien, technicienne en gestion documentaire

Description du poste

Rôle  
 
Au Service, Gestion documentaire et archives de la Direction, Admissions et registrariat, la personne titulaire du poste s'assure de la bonne tenue des dossiers et effectue tout le classement des documents. Elle suit les règles et procédures établies. Les responsabilités sont encadrées par des normes de confidentialité, de sécurité et de qualité spécifiques.  
 
Responsabilités  
 
• Voit à la préparation matérielle des documents en vue de la numérisation (enlèvement des agrafes et attaches, dépliage et réparation des pages abîmées, etc.);  
• Voit à la préparation intellectuelle des dossiers : vérification du contenu du dossier professionnel, épuration de documents (en lien avec la politique de gestion des dossiers professionnels);  
• Regroupe les documents du dossier papier avec les mises à jour;  
• Collabore aux activités de migration des répertoires des directions vers Office 365;  
• Recherche des photos et des extraits vidéos;  
• Numérise des documents;  
• Indexe des documents (reconnaissance optique);  
• Procède au nommage des fichiers selon la convention;  
• Contrôle la qualité de tous les documents;  
• Documente le transfert de support des documents;  
• Effectue l’entretien du numériseur de façon hebdomadaire;  
• Collabore aux activités en lien avec l’exposition du 100e;  
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de la supérieure immédiate, comme du soutien administratif. 

Exigences

Exigences minimales  
 
- DEC en techniques de la documentation; chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinentes à l'emploi;  
- Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans; l'expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;  
- Excellente connaissance du français parlé et écrit;  
- Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint, Excel, Office 365 etc.;  
- Connaissance des appareils utilisés en numérisation.  
 
Compétences et caractéristiques recherchées  
 
- Polyvalence;  
- Orientation vers la clientèle;  
- Sens de l'organisation;  
- Discrétion;  
- Rigueur;  
- Travail d'équipe;  
- Autonomie;  
- Sens des priorités.  
 
Avantages  
 
L’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.  
 
Mise en candidature  
 
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 15 octobre 2019 à 17 h. 
L'utilisation unique du féminin ou du masculin dans le texte ne vise qu'à son allègement stylistique et désigne tout autant les personnes du sexe opposé. Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité. Tous sont encouragés à présenter leur candidature. L'acceptation d'un affichage de poste ne constitue en rien une reconnaissance des produits et services de l'annonceur et ne correspond pas à un endossement par l'OIIQ de ceux-ci ni de l'annonceur.