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Adjointe administrative, adjoint administratif

Description du poste

Rôle  
 
Relevant de la directrice, Ressources humaines, la personne titulaire de ce poste assiste et soutient la Direction, Ressources humaines et la Direction générale dans l’ensemble des activités. Elle effectue un travail de coordination et assure le suivi de différents dossiers.  
 
Responsabilités :  
Direction, Ressources humaines :  
- Assister et soutenir l’équipe de la Direction, Ressources humaines dans la planification, la logistique interne et externe du processus de recrutement (affichages, vérification des références, prises de rendez-vous, ouverture de dossiers d’employés, etc.);  
- Participer à l’accueil des nouveaux employés;  
- Collaborer à l’organisation des formations organisationnelles;  
- Procéder aux envois massifs périodiques de lettres;  
- Rédiger et mettre en page des documents et produire des présentations;  
- Préparer pour publication les différents messages pour le Collectif (annonces d’arrivées, départs, etc.);  
- Remplacer l’adjointe administrative lors d’absences;  
- Organiser et tenir à jour le système de classement (physique/électronique) conformément à la politique de gestion documentaire et au calendrier de conservation en vigueur à l’Ordre;  
- S’assurer du respect de la confidentialité des dossiers.  
 
Direction générale :  
- Assister et soutenir la direction générale dans la planification de différents comités;  
- Prendre les notes lors des comités sous la responsabilité de la directrice générale et rédiger les comptes-rendus;  
- Rédiger et mettre en page des documents et produire des présentations;  
- Participer à des projets spéciaux sur demande;  
- Remplacer l’adjointe exécutive lors d’absences;  
- S’assurer du respect de la confidentialité des dossiers;  
- Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur. 

Exigences

Exigences minimales :  
- DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi;  
- Minimum de 3 ans d’expérience pertinente;  
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé;  
- Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit;  
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel).  
 
Compétences et caractéristiques recherchées :  
- Excellente gestion des priorités;  
- Débrouillardise et autonomie;  
- Sens des responsabilités et sens organisationnel;  
- Rigueur et minutie;  
- Excellentes relations interpersonnelles;  
- Capacité à fournir un travail impeccable même sous pression;  
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel);  
- Gestion des priorités et bonne organisation du travail;  
- Présentation professionnelle et attitude positive;  
- Discrétion et respect de la confidentialité.  
 
Avantages :  
En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, cinq semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.  
 
Mise en candidature :  
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 12 décembre 2019 à 17 h. 
L'utilisation unique du féminin ou du masculin dans le texte ne vise qu'à son allègement stylistique et désigne tout autant les personnes du sexe opposé. Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité. Tous sont encouragés à présenter leur candidature. L'acceptation d'un affichage de poste ne constitue en rien une reconnaissance des produits et services de l'annonceur et ne correspond pas à un endossement par l'OIIQ de ceux-ci ni de l'annonceur.