Les présentes Règles de confidentialité font état de la manière dont l’OIIQ protège les renseignements personnels qu’il détient, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en matière de protection de ces renseignements auxquelles il est assujetti, mais aussi de toutes autres lois et tous règlements applicables en ce domaine.

Précisons toutefois que ces Règles de confidentialité ne s’appliquent pas aux renseignements auxquels la loi reconnaît un caractère public, par exemple, le nom d’une infirmière ou d’un infirmier, son numéro de permis, ses lieux d’exercice et, le cas échéant, les mesures et sanctions qui lui auraient été imposées.

Responsabilité

L’OIIQ est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qui sont détenus, en son nom, par un tiers.

L’OIIQ s’assure que ses employés, mais aussi les tiers avec qui il fait affaire protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles. Chaque employée et employé et chaque membre d’un comité de l’OIIQ sont liés par un engagement de confidentialité. Toute entente ou tout contrat qui intervient entre l’OIIQ et un tiers contient par ailleurs des clauses très strictes en matière de protection des renseignements personnels.

Renseignements personnels que nous recueillons

L’OIIQ recueille auprès des infirmières et infirmiers, des candidates et candidats à l’exercice de la profession, des membres de comités, de ses fournisseurs et, à l’occasion, du public qui fait appel à ses services, un large éventail de renseignements personnels, tels les noms, prénoms, lieux d’exercice, adresses postales, courriels, téléphones, adresses IP, types de navigateurs, numéros de carte de crédit, etc. L’OIIQ recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les fins pour lesquelles la collecte est effectuée.  

Finalité de la collecte et moyens pour recueillir des renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels mentionnés ci-dessus est réalisée par l’OIIQ de diverses façons, grâce à des formulaires (déclaration annuelle, demande d’immatriculation, inscription à un événement ou à une formation), par l’utilisation de ses réseaux sociaux, par courriel ou téléphone. L’OIIQ ne peut recueillir et utiliser ces renseignements qu’à des fins spécifiques comme l’application de la loi, l’identification permettant l’accès aux sections réservées de son site Web, la prévention et la détection de la fraude ou la fourniture de services demandés par la personne concernée (achat d’activités de formation, de publications).  

Consentement - Collecte, utilisation et communication

L’OIIQ doit obtenir votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer à des tiers vos renseignements personnels. Si vous y avez consenti, l’OIIQ pourra, par exemple, les communiquer à des entreprises avec lesquelles il a conclu des partenariats au bénéfice des infirmières et infirmiers (p. ex. : services bancaires, assurances). Votre consentement est considéré comme implicite lorsque l’utilisation de vos renseignements personnels est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’une prestation de services que vous avez demandés.

Dans certains cas, la loi autorise ou oblige l’OIIQ à collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement. Par exemple, il n’est pas requis lors de la collecte qui découle de l’inscription au Tableau, d’une utilisation dans le cadre d’une inspection professionnelle ou d’une communication à un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec.

Durée de conservation

L’OIIQ ne conserve vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente.  

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y accéder, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à leur protection. Mentionnons notamment que l’OIIQ ne conserve pas les numéros de carte de crédit qui lui sont fournis et qu’il utilise un fournisseur de service certifié pour traiter les paiements de façon sécurisée.

Concernant les fichiers témoins (cookies), outre ceux de navigation qui permettent, par exemple, au système de connaître et d’appliquer les préférences de l’utilisateur ou l’utilisatrice, l’OIIQ utilise des témoins de mesure d’audience que cette personne peut refuser. Aucun profilage n’est réalisé à l’aide de ces fichiers témoins. Précisons par ailleurs que, dans le cadre des campagnes de l’OIIQ sur les réseaux sociaux, des témoins de suivi publicitaire peuvent être utilisés.  

Accès à vos renseignements personnels et leur rectification

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Vous avez, par conséquent, la responsabilité de mettre à jour votre dossier dans OIIQ.org, s’il y a lieu.

Vous pouvez également nous demander :

• d’accéder à vos renseignements personnels;
• de rectifier les renseignements personnels que nous détenons vous concernant, si, selon vous, ils sont inexacts;
• de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
• de cesser la diffusion de vos renseignements personnels et, dans certains cas particuliers, de rendre inopérant (désindexer) un hyperlien qui mènerait à ces renseignements. Toutefois, une telle demande ne peut viser des renseignements auxquels la loi reconnaît un caractère public (mesures ou sanctions, lieux d’exercice, numéro de permis, etc.  

Pour exercer ces droits, pour toute question ou toute plainte concernant les présentes Règles de confidentialité ou pour déposer une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, consultez la page Accès à l’information.

Au moyen d’un avis sur la page d’accueil de son site Web, l’OIIQ vous informera de toute mise à jour des présentes Règles de confidentialité.