Les présentes Règles de gouvernance des renseignements personnels font état de la manière dont l'OIIQ protège les renseignements personnels qu'il détient, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables auxquelles il est assujetti en la matière, mais aussi de l'ensemble des autres lois et règlements applicables dans ce domaine.

Rôles et responsabilités des membres du personnel

L'OIIQ s'assure que ses employés, mais aussi les tiers avec qui il fait affaire, protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, quelle que soit la nature de leur support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles, et ce, tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.

• Tous les employés et membres d'un comité de l'OIIQ sont liés par un engagement de confidentialité.
• Toute entente ou tout contrat impliquant des renseignements personnels qui intervient entre l'OIIQ et un tiers contient des clauses très strictes relatives à leur protection.

Pour connaître les différents rôles et différentes responsabilités en matière de sécurité de l'information, communiquez avec nous à l'adresse [email protected].

Processus de traitement des demandes

Demande d'accès à vos renseignements personnels ou de rectification de ceux-ci

La loi vous reconnaît le droit d'accéder, sauf exception, aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d'en demander la rectification. Il est important que ces renseignements personnels soient exacts et qu'en cas de changement, vous mettiez à jour votre dossier sur le site OIIQ.org, s'il y a lieu.

Une demande d'accès ou de rectification doit être présentée par écrit et envoyée à l'adresse [email protected]. Votre demande doit être suffisamment détaillée pour permettre son traitement. Une réponse vous sera transmise dans un délai maximal de 30 jours.

Dans certaines situations, les lois applicables autorisent ou même obligent la personne responsable à refuser de vous donner accès à l'entièreté ou à une partie de vos renseignements personnels. Vos renseignements peuvent aussi avoir été détruits, effacés ou anonymisés conformément à nos règles de conservation et à la loi.

Il est également important de souligner qu'une demande de rectification pourra être refusée si elle est contraire à la loi ou si elle entraînait l'inexactitude des renseignements visés.

Dans tous les cas de refus, la réponse de la personne responsable devra en énoncer les motifs ainsi que les informations nécessaires sur la façon dont vous pouvez contester ce refus devant la Commission d'accès à l'information.

Plainte à l'égard du traitement de vos renseignements personnels

En cas d'insatisfaction de la façon dont l'OIIQ a recueilli, utilisé, communiqué, diffusé, conservé ou détruit vos renseignements personnels, vous pouvez porter plainte auprès de la personne responsable à l'adresse [email protected]. Cette personne de même que le conseiller organisationnel de la protection des renseignements personnels feront enquête afin de déterminer si vos renseignements personnels ont été traités conformément à la loi et aux politiques, procédures et pratiques de l'OIIQ. Nous vous informerons de tout progrès ou résultat de cette enquête dans un maximum de 30 jours suivant la réception de votre plainte ou, s'il y a lieu, du délai additionnel nécessaire pour vous répondre.

Vous pouvez également adresser votre plainte directement à la Commission d'accès à l'information. Nous vous invitons toutefois à communiquer d'abord avec nous et, si le résultat de notre enquête ne vous satisfait pas, vous pourrez vous adresser à la Commission.

Formation et sensibilisation du personnel en matière de protection des renseignements personnels

En ce qui concerne la formation en cybersécurité, l'OIIQ fait affaire avec une entreprise externe qui propose un programme de sensibilisation sur mesure pour répondre à ses besoins. Le programme prend plusieurs formes : campagnes de formation, cours de renforcement et tests.

En ce qui concerne la formation portant sur les renseignements personnels, une formation d'accueil est offerte par la Direction, Affaires institutionnelles aux nouveaux employés.

Renseignements personnels recueillis ou utilisés dans le cadre d'un sondage

L'OIIQ transmet des invitations à participer à des sondages seulement aux personnes ayant consenti à recevoir de telles communications. De plus, aucune donnée permettant d'identifier les personnes sondées n'est recueillie, et le traitement des données se fait sur des serveurs sécurisés par une firme externe pour en assurer la confidentialité. À la suite du traitement, les données sont transmises à l'OIIQ sous forme de statistiques quant aux taux de participation, et les réponses ne sont associées à aucune personne en particulier.

Ainsi, l'OIIQ n'utilise pas, à l'exception des courriels des personnes y ayant consenti, ne recueille pas et ne communique pas de renseignements personnels dans le cadre de ses sondages.

Conservation et destruction des renseignements personnels

La Politique cadre de gestion et de sécurité de l'information de l'OIIQ, complétée par diverses procédures qui en permettent l'application par les employés, garantit la rigueur de la gestion des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, soit de leur collecte à leur destruction.